Manual de Políticas para la Protección de Datos Personales

I. OBJETIVO:

Establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados por JARDINE LLOYD THOMPSON VALENCIA & IRAGORRI CORREDORES DE SEGUROS S.A. “JLT”

II. ALCANCE: 

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de JARDINE LLOYD THOMPSON VALENCIA & IRAGORRI CORREDORES DE SEGUROS S.A. “JLT”, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.

III. OBLIGACIONES: 

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para JARDINE LLOYD THOMPSON VALENCIA & IRAGORRI CORREDORES DE SEGUROS S.A. “JLT”

IV. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS

JARDINE LLOYD THOMPSON VALENCIA & IRAGORRI CORREDORES DE SEGUROS S.A. “JLT” es una sociedad comercial legalmente constituida con domicilio principal en Bogotá D.C., matrícula mercantil No. 00064564 y Nit. 891.500.316-0se, se dedica al corretaje profesional de seguros, según autorización estatal expresada en la Resolución 49 de 1975 otorgada por la Superintendencia Bancaria (Hoy SFC) por lo tanto su objeto social principal es “…la oferta de cualesquiera tipo de seguros, la promoción en su carácter de corredor de contratos de seguros, incluyendo su renovación y el desempeño de cualesquiera y todas las actividades que, de acuerdo con la ley, sean accesorias o complementarias a dicho corretaje; así como la intermediación y prestación de servicios de salud y seguridad social de conformidad con los términos de la ley 100 de 1993 y sus decretos reglamentarios o las normas que en el futuro las reemplacen, la modifiquen o complementen; el ofrecimiento, promoción y renovación de títulos de capitalización y la realización de cualquier otra actividad que, se encuentre autorizada o sea consecuencia de una ampliación legal o reglamentaria del objeto social exclusivo de los corredores de seguros…” . En desarrollo de su objeto social la sociedad tiene constituidas sucursales en las ciudades de Barranquilla, Cali, Bucaramanga y Medellín. Para los efectos de este Manual los datos de la Compañía y sus sucursales son:

JLT VALENCIA & IRAGORRI CORREDORES DE SEGUROS S.A.

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Para atención de peticiones, consultas y reclamos: 01 8000 91 4432

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SEDE PRINCIPAL BOGOTA

Calle 72 No. 10-07 Of. 10-04

PBX (+571)32 6100 / 326 6199

Fax (571) 326 61 76

Persona de contacto

Yenny Alejandra Ordóñez Ayala

SUCURSALES EN EL PAIS BARRANQUILLA

Carrera 51 B No. 80-58 Of. 1302 y 1303

Teléfonos (+5) 3770080

Fax (+5) ext 30-111

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BUCARAMANGA

Carrera 29 No. 45-94 Of. 1003-1004

Teléfono (+7) 647 1800

Fax (+7) 647 1800

e-mail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

CALI

Calle 22 Norte No. 6A N - 24 Oficina 1006 Teléfono (+2) 4854861

Fax (+2) 4854861

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MEDELLIN

Cr 43A No 16A sur 38 Oficina 403 Teléfono (+4) 313 8095

Fax (+4) 313 6824

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JARDINE LLOYD THOMPSON VALENCIA & IRAGORRI CORREDORES DE SEGUROS S.A. “JLT” En adelante simplemente “JLT” Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la Circular 02 de 2015 de la SIC y demás disposiciones vigentes sobre la materia adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades empresariales, comerciales y laborales de la Compañía.

De esta manera, JLT manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la autonomía en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Todas las personas que en desarrollo de diferentes actividades llegasen a suministrar a JLT cualquier tipo de información o dato personal, podrán conocerla, actualizarla y rectificarla.

V.II. MARCO NORMATIVO

La Ley 1581 de 2012, Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013 Sentencias C – 1011 de 2008, y C - 748 del 2011, de la Corte Constitucional.

El objetivo de la ley 1581 de 2012 es desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en base de datos o archivos y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política, así como al derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

A su turno la Circular 02 de 2015 emitida por la SIC, establece la obligación de inscribir las bases de datos que tengan establecidas las sociedades mercantiles inscritas en la Cámara de Comercio, en el Registro Nacional de Bases de Datos.

VI. AMBITO DE APLICACIÓN

La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de JLT cuyo titular sea una persona natural.

VII. DEFINICIONES

Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquello que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

VIII. PRINCIPIOS

Para efectos de garantizar la protección de datos personales, JLT aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios, a la luz de los cuales se deberá realizar el tratamiento, transferencia y transmisión de datos personales:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables rigen el tema.

Principio de finalidad: la actividad del tratamiento de datos personales que realice JLT o a la cual tuviere acceso, obedecerán a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia, la cual deberá ser informada al respectivo titular de los datos personales.

Principio de libertad: el tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales, JLT garantizará al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.

Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley. Para estos propósitos la obligación de JLT será de medio.

Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento por JLT, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que en JLT administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de Protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

IX. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:

a. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a JLT en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a JLT para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.

c. Ser informado por JLT, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante JLT.

e. Revocar a JLT la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.

Estos derechos podrán ser ejercidos por:

a.El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición JLT.

b. Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.

c. El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o acto de apoderamiento.

No será necesaria la autorización del manejo de datos personales en los siguientes eventos:

a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

b. Datos de naturaleza pública.

c. Casos de urgencia médica o sanitaria

d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos, Científicos o datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

X. DEBERES DE JLT RESPECTO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

JLT reconoce la titularidad que de los datos personales ostentan las personas y en consecuencia ellas de manera exclusiva pueden decidir sobre los mismos. Por lo tanto, JLT utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas expresamente por el titular o por las normas vigentes. En el tratamiento y protección de datos personales, JLT tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:

a. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.

b. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.

c. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

d. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

e. Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular.

f. Implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.

g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.

h. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

i. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.

j. Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.

k. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

l. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

m. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.

n. Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.

o. Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se entra autorizado el tratamiento de sus datos.

p. Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley.

q. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

r. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio

s. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella. Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

XI. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO 

El tratamiento de los datos personales de clientes, empelados, ex empleados, jubilados, proveedores, contratistas, o de cualquier persona con la cual JLT tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal que regula la materia y serán todos los necesarios para el cumplimiento de la misión institucional. En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:

a. Realizar el envío de información al mercado asegurador o reasegurador relacionada con suscripción, condiciones técnicas de seguros y demás datos necesarios para la colocación de seguros, trámite de siniestros, realización de programas de administración de riesgos y control de pérdidas o venta de seguros masivos por JLT.

b. Desarrollar el objeto social de JLT conforme a sus estatutos.

c. Cumplir con la normatividad vigente en Colombia para las sociedades corredoras de seguros.

d. Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo, pero sin limitarse a las tributarias y comerciales.

e. Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a ex empleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.

f. Realizar encuestas relacionadas con los servicios de JLT

g. Fomentar la cultura del aseguramiento y la colocación de seguros.

h. Cumplir todos sus compromisos contractuales.

i. Cumplir órdenes de autoridades competentes incluyendo la SFC entre otras.

XII. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y MANEJO DE DATOS DE MENORES

JLT prohíbe en su organización el tratamiento de datos sensibles, excepto cuando, conforme con la Ley:

a. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

b. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

c. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.

d. El Tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

e. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

En el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, deberán cumplirse las siguientes obligaciones y ninguna actividad podrá condicionarse a que el titular suministre datos sensibles:

a. Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.

b. Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.

JLT en el tratamiento de datos personales asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública que cumplan con los requisitos especiales para el tratamiento de datos personales de jóvenes, niñas, niños y adolescentes serán los establecidos en la ley 1581 de 2012 y decreto 1377 de 2013 o en las disposiciones que regulen la materia. Todo Responsable y Encargado involucrado en el Tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos.

XIII. AVISO DE PRIVACIDAD Y AUTORIZACIÓN

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a disposición del titular para informarle acerca del tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se solicita autorización y se comunica al titular la información relacionada con la existencia de las políticas de tratamiento de información de JLT y que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. El aviso de privacidad deberá contener, como mínimo, la siguiente información:

a. La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento.

b. El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.

c. Los derechos del titular

d. Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.

e. El carácter facultativo de la respuesta relativa a preguntas sobre datos sensibles.

Para el tratamiento de datos personales se requiere prueba de la autorización previa e informada del Titular. Se entenderá que la autorización cumple con los requisitos cuando se manifieste por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del Titular que permita concluir de esta forma razonable que otorgó la autorización. Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entendiéndose por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público, pueden ser tratados por cualquier persona siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos. Para solicitar la autorización del Titular, JLT como responsable del tratamiento, adopta procedimientos para solicitar dicha autorización, durante el momento de la recolección de los datos, en caso de cambiar la finalidad del tratamiento, solicitará una nueva autorización del titular. Para efectos de dar cumplimiento a las obligaciones inherentes y necesarias a los servicios que ofrecemos, es necesario obtener mínimo: nombres, apellidos, razón social, documento de identificación, dirección, correo electrónico y teléfonos de contactos. Una vez obtenida la autorización del titular para recolectar, almacenar, depurar, usar, analizar, circular, actualizar y cruzar con información propia o de terceros, a través de cualquier medio y en forma directa o a través de encargados del tratamiento para realizar actividades de mercadeo, promoción y/o publicidad propia o de terceros, solicitud de pólizas, manejo de siniestros, administración de programas de seguros, prestación de servicios, intermediación de riesgos laborales, cotizaciones, renovaciones, ofertas, facturación, gestión de cobranza, recaudo, asesoría, mejoramiento del servicio, verificaciones, consultas, control, encuestas, así como cualquier otra relacionada con nuestros servicios actuales y futuros, el Titular reconoce que sus datos personales serán recogidos y utilizados para las finalidades contenidas en el presente Manual.

XIV. GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO

Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, JLT pondrá a disposición de éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.

XV. PROCEDIMIENTO PARA QUE EL TITULAR EJERZA LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR, SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR AUTORIZACIÓN

Consulta de datos: Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en JLT, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales JLT garantiza:

a. Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.

b. Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, los cuales deberán ser informados en el aviso de privacidad.

c. Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. Las consultas podrán formularse al correo.

Reclamos: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante JLT, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: 1. El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida al correo electrónico This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. o mediante comunicación escrita dirigida a la Gerencia de Procesos y Compliance, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. 2. Una vez recibido el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. 3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Petición de actualización y/o rectificación: JLT rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual se tendrá en cuenta: 1. El titular deberá allegar la solicitud al correo electrónico This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. o en medio físico dirigido a la Gerencia de Procesos y Compliance indicando la actualización y/o rectificación a realizar y aportará la documentación que sustente su petición. 2. JLT podrá habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho al titular, siempre y cuando éstos lo beneficien. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes, los cuales serán informados en el aviso de privacidad y se pondrán a disposición de los interesados.

Petición de supresión de datos: El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a JLT su supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos: 1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente. 2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados. 3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por JLT. Sin embargo, este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia JLT podrá negar el ejercicio del mismo cuando: a. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. b. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas. c. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

XVI. IDENTIFICACION, CATALOGACION, CONTROL Y REGISTRO DE BASE DE DATOS SUJETOS A TRATAMIENTO POR JLT

JLT realizará el diagnóstico para identificar las bases de datos personales que maneja relativas a sus clientes actuales o potenciales, trabajadores, ex trabajadores, contratistas, proveedores y asesores, entre otras, así mismo para catalogarlas y hacerles seguimiento en los términos de las normas vigentes.

JLT procederá de acuerdo con la normatividad vigente y en particular la Circular 02 de 2015 de la SIC a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD, es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto sea expida el Gobierno Nacional.

XIV. SEGURIDAD DE LA INFORMACION Y MEDIDAS DE SEGURIDAD

Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, JLT adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

XV. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

JLT será la responsable del tratamiento de los datos personales relativos a sus clientes actuales o potenciales, trabajadores, ex trabajadores, contratistas, proveedores y asesores, entre otros. La Gerencia de Procesos y Compliance será el encargado del tratamiento de los datos personales, por cuenta de JLT, quien diseñará el organigrama y funciones de las personas y funcionarios que apoyarán la gestión a su cargo.

XVI. VIGENCIA

El presente Manual y las políticas en él contenidas rigen a partir del mes de Septiembre de 2018 y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar anteriormente sobre la materia.

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales, tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumplan esas finalidades y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.

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